SOFROS и AXELOT CONSULT объединили практический опыт в области автоматизации складских процессов и представили комплексный подход к оптимизации систем материально-технического обеспечения (МТО). Эксперты компаний проанализировали на примере кейсов основные задачи заказчиков, разложили последовательность этапов выполнения проекта и выделили ключевую роль нормализации нормативно-справочной информации (НСИ) в решении задач, поставленных заказчиками.
Взгляд со стороны логистики. Опыт AXELOT CONSULT
AXELOT CONSULT успешно реализовал не один проект для различных компаний из нефтегазовой отрасли. Если суммировать опыт, то как правило проблемы заказчиков заключались в двух аспектах, которые и побудили их обратиться к логистическому консалтингу.
Предпосылки для консалтинга:
- Недостачи на складах МТО.
- Влияние работы складов МТО на деятельность компании.
Проблемы бывают связаны с большим количеством складов МТО. Их много как физически, так и в системе, и они сильно различались, ответственных сотрудников тоже много, и все это создает сложности. Например, когда склад МТО не может выдать нужные запчасти, это негативно сказывается на всем бизнесе. Компании могли бы заработать больше, если бы чинили быстрее и эффективнее, а инфраструктура работала лучше.
Изначально заказчики хотят автоматизировать склады, описать бизнес-процессы и обеспечить их выполнение. Однако, когда AXELOT CONSULT начинает анализировать проблемы складов МТО и искать пути их решения, становится понятно, что необходим комплексный подход и помимо логистического аудита нужно разработать систему управления НСИ.
Цель AXELOT CONSULT — превратить проблемные склады в сильные звенья компании.
Рассмотрим схему: инженеры обращаются на склад МТО за запасными частями. Все кажется просто, однако на практике ситуации и процессы могут быть совершенно разными. Например, у инженеров могут быть свои мини-склады или даже отдельные склады. Закупка товаров может происходить через поставщиков или напрямую. В этой цепочке может быть разное количество участников, но однозначно между ними будут возникать разрывы в передаче информации.
На разных предприятиях эту проблему решают по-разному: где-то процессы автоматизированы, где-то информация передается через почту. Поэтому для успешного выполнения проекта необходимо провести подготовительную работу. Это можно сделать самостоятельно или с помощью консалтинговой компании. Важно определить этапность, последовательность действий и определить команды, которые будут участвовать.
- Первым шагом следует собрать все данные о текущих процессах, стандартизировать их и понять, как все устроено сегодня. Затем нужно описать ситуацию и оформить ряд документов. Все данные необходимо зафиксировать и подписать.
- На следующем этапе собранные данные нужно проанализировать, чтобы понять, как должна выглядеть новая система. Будет ли это несколько складов или один центральный? Сколько людей будет задействовано? Какое оборудование потребуется? Как использовать существующее оборудование? Все эти вопросы должны быть учтены в концепте, который будет описывать операции, расчет по людям и технике, а также подробное описание бизнес-процессов. Все документы необходимо оформить и согласовать.
- Третий, заключительный этап: составление дорожной карты и определения функциональных границ автоматизации.
Эксперты AXELOT CONSULT могут пройти все этапы работы за полтора-два месяца. Внутри предприятия работы могут занять больше времени. Однако это лишь часть проекта по изменению складской логистики.
Роль НСИ в работе складов МТО
Оперативное планирование обеспечения потребностей начинается с обращения для создания новой номенклатурной позиции. Сначала необходимо описать эту позицию и выяснить, существует ли она уже в системе или нужно создать новую. Этот процесс происходит в системе независимо от того, как поступила заявка — по почте или через программное решение. После проверки полноты данных и сверки с наличием на складе формируется план действий: выдача со склада, если товар есть в наличии, или формирование плана закупок.
Важно отметить, что без правильно описанных номенклатурных позиций и их корректного отражения в системе невозможно эффективно управлять запасами на всех складах предприятия. Если данные о товаре отсутствуют, невозможно узнать, где он хранится и доступен ли он для выдачи.
Нормативно-справочная информация является фундаментом системы. Она содержит данные о характеристике запчастей, их совместимости с оборудованием, сроках годности и другие параметры. Это влияет на скорость и качество получения запчастей.
Отсюда следует, что для ускорения логистических процессов необходимо не только описать складскую часть, но и структурировать данные о товарах. Для этого нужна система с инструментом для управления НСИ. Она позволяет сократить себестоимость товаров, учитывать статистику закупок, планировать будущие потребности и оптимизировать остатки. Система также снижает себестоимость процедуры закупок, так как менеджеры могут работать с данными и принимать обоснованные решения.
Нормативно-справочная информация важна для складской логистики, так как она обеспечивает оперативность, точность и слаженность процессов. Проекты по оптимизации складской логистики и закупок влияют на все предприятие. Правильный учет, порядок и эффективное управление запасами ускоряют решение вопросов и улучшают бизнес-показатели.
Какими должны быть подходы к работе с нормативно-справочной информацией, чтобы обеспечить стабильность и эффективность логистических процессов, на примере собственного опыта рассказывает руководитель направления НСИ компания SOFROS — эксперт в области интеграции приложений и нормализации данных.
Взгляд со стороны ИТ. Опыт SOFROS
Важно понимать, что, когда мы оперируем данными НСИ, мы имеем в виду записи о реальных объектах. Ключевая задача при создании НСИ и систем управления НСИ — обеспечить соответствие между записями и реальными объектами на каждом этапе целевого процесса. При этом требования к соответствию могут различаться в зависимости от конкретного бизнес-процесса.
Данные НСИ зависят от контекста бизнес-процессов, в которых они используются. Например, складская логистика тесно связана с закупками и другими процессами. Все бизнес-процессы на предприятии взаимосвязаны и пересекаются, хотя бы через используемые данные. Каждый клиент имеет свои особенности, и даже такие процессы, как закупки, могут сильно различаться. То же самое относится к ИТ-контуру и требованиям к данным.
Функциональная роль НСИ
При формировании системы управления НСИ и данных НСИ важно начать с определения целей. На первый взгляд, это очевидно, но на практике целеполагание может сильно различаться.
Например, в одной компании может быть централизована закупочная функция между филиалами дочерних организаций. В другом случае речь может идти об объединении систем учета и закупок. Или же компания может оптимизировать складскую логистику, создав склад с особым режимом хранения.
Чтобы правильно сформировать данные и систему управления НСИ, нужно четко зафиксировать цели, разбить их на задачи и понять, какие требования предъявляются к каждому процессу. Важно, чтобы все участники процесса вкладывали в него свой смысл, но при этом стремились к единому пониманию.
Часто цель сводится к приведению записей в справочнике к единому виду. Эксперты SOFROS смотрят на проблему шире и стремятся обеспечить соответствие данных требованиям бизнес-процессов, ИТ-систем и конечных пользователей на каждом этапе работы.
Формирование структуры данных
Поскольку данные зависят от контекста, одна и та же запись может интерпретироваться по-разному на разных этапах одного процесса или в разных процессах. Чтобы управлять этими данными, используются три базовых объекта НСИ: классификатор, шаблон записи и сами записи.
Часто от системы классификации требуют, чтобы она удовлетворяла потребности нескольких бизнес-направлений или подразделений разом, таких как производство, бухгалтерия и склад. У каждого из них свой взгляд на то, как должна быть сгруппирована номенклатура, какие категории должны быть на верхнем уровне и как следует делить классификаторы.
При необходимости эксперты SOFROS создают множественные системы классификации для каждого подразделения, удобные для их работы, чтобы избежать конфликтов и споров о структуре дерева и функциональности системы.
Что касается шаблонов описания, SOFROS выделяет четыре основных объекта для работы с ТМЦ: наименования, единицы измерения, технические атрибуты и характеристики. Их выделение важно, потому что к этим компонентам предъявляются разные требования в зависимости от этапа закупки, поступления, складского учета и других процессов. Например, номенклатура закупается обобщенно, но в учете должна вестись до конкретного изделия.
Единицы измерения включают закупку, хранение и списание, а также фасовку и форму выпуска материалов.
Технические характеристики важны для хранения на складе с ячеистой системой. Например, для автомобильного аккумулятора нужно знать марку, модель и другие технические характеристики, а для умного склада — массогабаритные параметры. Поставщики часто не предоставляют эту информацию, поэтому важно заранее определить характеристики, источники и механизмы получения данных.
Формирование структуры данных: наименования
Как правило выделяют два типа записей: обобщенные и необобщенные. Однако такой подход не совсем точен, так как любая запись имеет свой уровень обобщения, который можно детализировать или обобщать.
Когда SOFROS работает с номенклатурой, он выделяет три ключевые группы:
- Отдельный экземпляр штучной продукции (отдельное изделие), отдельную транспортируемую или упакованную единицу продукции.
- Совокупность единиц продукции, одинаковой или однородной по своим назначению, техническим и эксплуатационным свойствам, особенно если для этой продукции не предусмотрены идентификаторы, обеспечивающие отличие каждого отдельного изделия (как пример – стандартные крепежные изделия согласно конкретному ГОСТу).
- Группу изделий, транспортируемых или упакованных единиц продукции, выделяемых
и обобщаемых на основании признаков, связанных с задачами хозяйственно-экономической деятельности, при этом однородность назначения, технических и эксплуатационных свойств продукции не является обязательным условием (как пример – «товары для офиса»).
Требования к уровням обобщения совершенно разные. Например, потребность формируется с одним уровнем обобщения, закупается с другим, а учет и списание — с третьим. Можно ввести единое требование к уровню обобщения для всех записей, но это создает проблемы при консолидации потребностей.
Другой подход: в справочнике могут быть номенклатуры с любым уровнем обобщения, который определяет операции, в которых их можно использовать. Например, манжета с минимальным набором атрибутов подходит для формирования потребности, но не для закупки. Подход кажется гибким, но страдает прослеживаемость. SOFROS использует гибридный подход, потому как жесткие рамки на этапе формирования потребности делают процесс обработки большого объема потребностей трудоемким и негибким, также и слишком гибкий подход создает определенные проблемы с прозрачностью процесса. Подробнее…
Важно помнить, что подход зависит от контекста и задач, которые необходимо решить при проектировании системы управления НСИ и структуры данных.
Практический кейс, реализованный AXELOT CONSULT при партнерстве с SOFROS, в очередной раз доказал, что НСИ — это ключевой элемент работы складов МТО. Именно благодаря качественному управлению НСИ удалось добиться оперативности, точности и слаженности всех логистических процессов.
Интересны детали? Смотрите запись вебинара «Ускорение логистики за счет чистых данных» на наших площадках.
Подпишитесь на нас в социальных сетях, чтобы не пропустить новые полезные материалы, а также специальные акции для участников мероприятий.
