После загрузки нормализованных данных в систему качество работы сотрудников в сфере закупочной деятельности и в производственных процессах заметно повысилось, а связанные бизнес-процессы были значительно оптимизированы.
Акционерное общество «ЕВРОЦЕМЕНТ груп» – международный промышленный Холдинг, лидер производства строительных материалов в России. «ЕВРОЦЕМЕНТ груп» входит в пятерку крупнейших частных мировых цементных компаний, объединяет 19 цементных заводов в России и за рубежом, а также заводы по производству бетона, ЖБИ, карьеры по добыче нерудных материалов.
С конца августа 2019 г. по начало августа 2020 г. специалисты SOFROS провели для АО «ЕВРОЦЕМЕНТ груп» работы по нормализации 50000 позиций справочника материально-технических ресурсов (МТР) компании.
Специалисты SOFROS в рамках проекта предложили собственный подход к разработке классификатора продукции, поэтому существующий классификатор был полностью переработан:
- количество классов в иерархии сократилось, в связи с чем классификатор стал более дружелюбным и понятным, время поиска нужного раздела сократилось и ушла ничем не оправданная «избыточность классификации»;
- была выполнена классификация каждой позиции как по ОКПД2, так и по внутреннему классификатору продукции компании, что позволяет готовить статистическую информацию в разрезе внутреннего классификатора и классификатора ОКПД2, а также облегчает осуществление государственных закупок на любом уровне;
- для каждого класса был разработан шаблон наименования – т.е. проработан набор и последовательность заполнения значимых технических характеристик;
- было проработано 500 шаблонов, которые устанавливают правила нормализации для 500 соответствующих классов продукции.
В ходе проекта специалисты SOFROS разработали бизнес-процесс и техническую реализацию сбора уточняющей информации, поступающей от сотрудников компании, работающих на 17 заводах на территории РФ в различных регионах, а также реализовали возможность производить согласование и прием каждой позиции с сохранением истории этих операций. Это стало возможным благодаря слаженной совместной работе проектной команды со стороны исполнителя и заказчика внутри одной системы в режиме online. Доступ специалистов «ЕВРОЦЕМЕНТ груп» к системе был организован посредством web-доступа через браузер, что значительно облегчало задачу, т.к. отсутствовала необходимость для установки стороннего ПО. Эксперты SOFROS подготовили наглядные операционные инструкции, а также провели вводное онлайн-обучение для сотрудников заказчика средствами ВКС.
Кроме этого были реализованы:
- рассылка почтовых уведомлений ответственным за уточнение информации специалистам и их руководителям с указанием сроков, отведенных на выполнение задач;
- возможность прикрепления документации к каждой позиции, такой как каталоги производителей, чертежи, спецификации и пр.;
- отчеты со срезами статистики выполняемых работ как экспертами SOFROS, так и специалистами компании, которые были доступны в системе в режиме online – т.е. руководитель проекта со стороны заказчика мог самостоятельно отслеживать необходимые показатели в любой момент времени.
Все это позволило собрать большой объем информации, состоящей из чертежей, проектной документации и каталогов производителей по активным номенклатурным позициям размером в 15 Гб, а также за счет почтовой рассылки и доступности отчетов «on-demand» своевременно реагировать на изменения сроков реализации проекта, в т. ч. в такой сложный период времени как локдаун на предприятиях, который возник в середине проекта из-за первой волны коронавирусной пандемии.
Итоги проекта позволили компании «ЕВРОЦЕМЕНТ груп»:
- существенно сократить временные затраты на поиск и анализ позиций в справочнике;
- сократить время на выполнение конкурсных процедур на общественных и электронных торговых площадках;
- за счет выявления дублей и их последующего вовлечения в производственные процессы в перспективе сэкономить более 40 млн. рублей;
- провести инвентаризацию позиций с привязкой технической документации;
- подготовиться к внедрению новой MDM-системы.
Также в ходе проекта специалистами SOFROS был разработан документ «Методика классификации и нормализации справочника МТР», что теперь позволяет экспертам заказчика поддерживать справочник в актуальном и непротиворечивом состоянии.
После загрузки нормализованных данных в систему заметно повысилось качество работы сотрудников в сфере закупочной деятельности и в производственных процессах.
