Нормализация нормативно-справочной информации
Зачем выполнять нормализацию Нормативно-справочной информации (НСИ)
Нормализация нормативно-справочной информации (НСИ) представляет собой «приведение в порядок» данных справочников, которые использует в своей работе практически каждая организация.
К таким справочникам относятся:
- Справочник Контрагентов Включает следующие объекты данных: Клиенты, Сотрудники, Поставщики, Пациенты, Партнеры, Потенциальные клиенты, Арендаторы, Заказчики, Компании в управлении и т.п.
- Справочник Номенклатура Включает записи по материально-техническим ресурсам (МТР) – закупаемые и реализуемые товары.
- Необходимо создать единую, общую для всей организации, базу данных номенклатуры и контрагентов взамен разрозненных баз, использующихся отдельными подразделениями;
- Отсутствует как таковой бизнес-процесс по управлению справочниками с применением регламентов и стандартов ведения справочников;
- При внедрении системы управления данными класса MDM.
- Проводится очистка и повышение качества данных в целях:
- все службы предприятия имеют единую версию данных о складских запасах, единообразно понимают закупаемые позиции и не делают «ошибочных» закупок.
- служба снабжения консолидирует закупку одинаковых/однотипных позиций от разных подразделений и за счет этого получает оптовые скидки у поставщиков.
- Улучшения отчетности и аналитики для принятия стратегических решений компании;
- Прозрачности закупочных процессов;
- Снижения затоваренности на складах;
- Навигации и поиска необходимых данных пользователями.
- Полнота – данные содержат всю необходимую информацию для идентификации объекта или обеспечения функционирования того или иного бизнес-процесса;
- Точность – данные соответствуют предъявляемым им требованиям;
- Актуальность – данные актуальны и своевременны;
- Согласованность – в данных нет противоречий;
- Доступность – минимальное количество времени требуется для получения данных в определенном виде/формате.
Нормализация НСИ Номенклатура
В результате проведения работ по нормализации НСИ Номенклатура (Материально-технические ресурсы (МТР), Товарно-материальные ценности (ТМЦ), Материально-производственные запасы (МПЗ), Продукция) наши клиенты получают данные, соответствующие следующим критериям:
Весь домен данных подчинен понятной иерархической классификации
Выполнение работ по классификации данных служит следующим целям:
- Систематизировать записи МТР по одинаковым характеристикам, назначению, применению;
- Упростить навигацию в данных и их поиск;
- Сократить время по всем операциям построения отчетов по группам объектов.
Иерархическая система классификации – когда все объекты разбиваются на подчиненные подмножества или классификационные группировки. На каждом уровне классификации разделение группы объектов на подмножества происходит по одному из признаков.
Рис. 1. Пример иерархического классификатора.
Все записи справочника Номенклатура структурированы по шаблонам формирования наименований
Для каждого конкретного класса выделяется набор характеристик, заполняя которые автоматически формируется наименование МТР.
Рис. 2. Пример шаблона.
Плюсы применения шаблонов описания материалов:
- Все записи описаны полно благодаря выделению обязательных характеристик в шаблоне и проведению процедуры обогащения;
- Все записи описаны единообразно за счет проведения работ по стандартизации/унификации в части терминологии, технических характеристик, единиц измерения;
- Все записи непротиворечивы и актуальны.
Ниже приведен пример записей позиций, которые до нормализации были записаны разнородно (слева), что затрудняло работу с такими данными. После проведения нормализации все позиции описаны полно, единообразно и непротиворечиво (справа).
Рис 3. Пример единообразного описания всех позиций одного класса после проведения нормализации.
В результате нормализации Номенклатуры наши клиенты получают точную идентификацию всех позиций, а также понимание, какие позиции из-за их некорректного описания нельзя использовать для дальнейшего вовлечения в бизнес-процессы. Такой подход упрощает поиск необходимых позиций (возможность отбора по значению конкретного свойства), позволяет точно идентифицировать позиции на складах, в отчетах и при формировании закупочных компаний.
В справочнике проведена дедубликация номенклатурных позиций
Один из важнейших результатов проведения нормализации данных Номенклатуры – дедубликация данных. Благодаря предыдущим этапам нормализации становится возможным через автоматизированную процедуру идентифицировать со 100%-ной точностью все дублирующие записи. Данная процедура позволяет найти на складах остатки по всем дублирующимся позициям и превратить их из «мертвого груза» в производственный актив. На крупных предприятиях один этот эффект часто окупает весь проект по нормализации в целом.
Ниже приведен пример записей позиций, которые до нормализации было невозможно определить, как дубли (сверху). После проведения нормализации стало очевидно, что эти позиции – идентичные сущности (снизу).
Рис. 4. После приведения записей Номенклатуры к единому шаблону удается выявить дубли.
Эффекты от нормализации домена данных Номенклатура
- Сокращение времени и количества ошибок при подготовке отчетности;
- Возможность полностью автоматизировать подготовку отчетности с построением отчетов за несколько секунд;
- Сокращение количества ошибок и времени при оформлении документов: договоров, счетов, прайс-листов и т.д., так как вся информация выверена и ее можно использовать в документах без перепроверок;
- Сокращение объемов неликвидных позиций на складе организации. Все позиции описаны полно, что позволяет идентифицировать и использовать в деятельности организации даже те из них, которые ранее были неидентифицируемыми и лежали «мертвым грузом»;
- Экономия на закупочных компаниях за счет того, что:
- все службы предприятия имеют единую версию данных о складских запасах, единообразно понимают закупаемые позиции и не делают «ошибочных» закупок.
- служба снабжения консолидирует закупку одинаковых/однотипных позиций от разных подразделений и за счет этого получает оптовые скидки у поставщиков.
- снижение трудозатрат на уточнение и согласование технических характеристик потребностей службами предприятия.
- накопление и применение статистики по объёмам потребления МТР для целей прогнозирования потребности на будущие периоды.
- обеспечение основы для реализации программ цифровизации и цифровой трансформации предприятия.
Нормализация НСИ Контрагенты
В результате проведения работ по нормализации данных Контрагенты наши клиенты получают данные, соответствующие следующим критериям:
Все карточки Контрагентов заполнены полно и без ошибок в реквизитах
При выполнении работ по нормализации данных наши специалисты проверяют все карточки контрагентов, вносят исправления при необходимости и заполняют недостающие данные. При этом они используют как экспертные знания и специализированные методики, так и различные автоматизированные сервисы по проверке и нормализации данных.
В результате этого блока работ клиент получает выверенные, полностью заполненные данные контрагентов, которые можно использовать во всех сферах деятельности компании. Например, при оформлении договоров и построении отчетов, использующих информацию о контрагентах.
Рис. 5. Карточка контрагента до и после проведения нормализации.
Проведена дедубликация в карточках контрагентов
При выполнении нормализации записей Контрагентов путем применения специализированных алгоритмов находятся все дубли. Это избавляет справочник данных от проблем с ведением всей деятельности по контрагентам в несколько параллельных веток с невозможностью получить точный срез взаимодействия с контрагентами, по которым присутствуют дубли в записях.
В результатах проекта клиенту предоставляются все позиции НСИ, которые являются дублями.
- возможность ведения централизованной истории взаимодействия по каждому контрагенту без потерь информации;
- безошибочное построение любых отчетов, использующих информацию о контрагентах;
- избежание негативных ситуаций и попадания в «черные списки», например, при работе (e-mail рассылка, обзвон) с существующей клиентской базой, в которой один и тот же клиент, ввиду ошибок, присутствует n-ое количество раз.
Применяемые инструменты и методы
Наша компания много лет успешно выполняет проекты по нормализации данных. За это время мы разработали уникальные методы и подходы, повышающие скорость и точность нормализации.
Скорость выполнения работ также существенно повышается за счет применения базы в несколько миллионов номенклатурных позиций, которую мы наработали на выполненных проектах.
Помимо этого, для нормализации НСИ мы используем специализированные программные продукты собственной разработки, позволяющие оперативно осуществлять нормализацию и классификацию наиболее объемных справочников НСИ — Номенклатура, Контрагенты.
Взаимодействие с клиентами при выполнении проектов
При выполнении работ мы стараемся придерживаться передовых подходов и максимально открыты при взаимодействии с клиентами в ходе реализации проектов. Нашим клиентам по проектам Нормализации мы предоставляем доступ к личному кабинету через WEB-интерфейс. В личном кабинете сотрудники клиента в режиме реального времени видят текущее состояние выполнения работ. Также этот инструмент используется для выполнения согласования клиентом результатов работ по нормализации.
Если же в силу каких-то причин использование WEB-интерфейсов нежелательно, то при выполнении проектов взаимодействие может вестись с применением табличных файлов Excel и электронной почты.
В отдельных случаях возможно выполнение проектов строго на территории исполнителя. Это актуально при выполнении работ с оборонными и другими предприятиями, в которых действует спецрежим.
Резюме
Процесс выполнения работ по нормализации НСИ отработан специалистами нашей компании до совершенства. При исполнении описанных выше правил и подходов проекты по нормализации данных перестают быть чем-то сложным и превращаются в типовые регламентированные проекты с ясными ролями, действиями всех участников, прогнозируемыми сроками выполнения и достижимыми результатами.
- проведение аудита/обследования текущего состояния НСИ;
- разработка методологии нормализации данных;
- классификация, нормализация, дедубликация данных доменов Контрагенты и Номенклатура;
- полное сопровождение ведения и управления НСИ клиента.
Нами уже выполнены работы по нормализации данных у таких компаний как Евроцемент Груп, ЛокоТех, АЭМ-Технологии, Территориальная генерирующая компания № 1, Теплосеть Санкт-Петербурга, Торгово-производственный холдинг «Русклимат», ГК «Черкизово», ГЕОТЕК Холдинг, ГК «Инвестгеосервис» и других.
Менеджеры SOFROS будут рады ответить на все вопросы
